Necessità primaria dell’azienda è rendere meno onerosa e più efficiente la gestione dei documenti e delle comunicazioni, sia all’interno che all’esterno dell’azienda stessa.
Il modulo consente, in modo univoco e centralizzato, di emettere documenti in formato elettronico/digitale, archiviarli e successivamente consultarli attraverso un potente motore di ricerca. Qualsiasi documento, creato con le funzioni presenti nelle altre aree del gestionale che compongono la suite S4.Net, viene archiviato automaticamente senza alcun intervento da parte dell’utente (quindi a costo zero). Il modulo consente inoltre di archiviare, dopo averli digitalizzati, anche documenti cartacei provenienti dall’esterno (emessi ad esempio da Clienti e Fornitori), associando chiavi di ricerca già presenti nel database o altre completamente nuove.
Tutti i documenti possono essere classificati singolarmente oppure organizzati in fascicoli secondo le proprie esigenze e l’utente vi accede, comodamente dalla sua scrivania, in modo selettivo, ovvero solo se gli è stato autorizzato l’accesso.
La ricerca è di tipo relazionale: può avvenire in modo diretto sul documento cercato o in modo indiretto su un documento ad esso collegato (es. conferma d’ordine, ddt, fatture); aprendo un fascicolo si trovano tutti i documenti correlati.
L’architettura WEB consente inoltre l’accesso all’archivio anche a propri collaboratori esterni (agenti), clienti e fornitori, che potranno ricercare e visualizzare i documenti di loro competenza (ddt, fatture, ordini, specifiche tecniche, disegni, certificazioni, ecc.).
Il modulo consente infine di archiviare anche disegni tecnici provenienti dal CAD, manuali, certificazioni, con specifica funzionalità di esplorazione e consultazione tramite la struttura ad albero della distinta base.
